職場のコミュニケーションスキルを高める3つの方法

こんにちはえだです。

中間管理職の悩みを解決するために、サラリーマン店長であるわたくしえだが「やってみて効果があった方法」をご紹介します。

みなさんは職場のコミュニケーションに悩んだことはありませんか？

わたくしも会話がかみ合わない人と仕事をすると、すごいストレスを感じてしまう時期があり、「コミュニケーションスキル」の重要性を知りました。

そこで今回は職場の人間関係を良好にしたい方のために、職場のコミュニケーションスキルを高める方法や情報伝達のコツをご紹介します。

職場のコミュニケーションスキルが高い人の特徴

清潔感がある

清潔感がある人とは、頭からつま先までお手入れが行き届いていて、立ち居振る舞いもなんとなくスマートです。

身なりがきちんとしていていて周囲の人に不快感を与えない人は、ただそこにいるだけで話しかけやすい雰囲気を作り出します。

例えば寝ぐせのない整えられた髪型、顔周りのお手入れ、シワの無い服装、爪も切られていて、きれいな靴をはいている、などで清潔感は演出できます。

ただし、食事中に「クチャクチャ」音をたてたり、持ち物が整理整頓されていなかったり、異臭がしたり、字が汚かったりすると台無しになるため、トータルの清潔感を目指す必要があります。

些細な立ち居振る舞いで、印象はガラリと変わってしまいますが、逆に言うと清潔感さえあれば、顔やスタイルの良し悪しはあまり関係がないとも言えます。

偏見が少ない

コミュ力が高い人はある程度の自信を持っていますが同時に自信過剰にならないための「謙虚さ」をもっています。

偏見を持っている人の特徴である「他人を見下す行為」「決めつけ」は、ビジネスにおいて良好な人間関係を築けないからです。

自尊心や自己肯定感が高すぎると、上手くいかないときに人を見下したり、悪口を言ったり、グチを言ったりしてしまうため、本心で話せる人は周りから減っていきます。

わたくしも経験済みですが、自分の偏った価値観だけでものごとを判断してしまうと周囲に敬遠され職場で円滑なコミュニケーションがとりにくくなっていきます。　

いざというときスピーディー

いざというときスピーティーな人は、大きなミスやトラブルがあったときに躊躇なく考えたことを実行に移せる人なので信頼性の高いコミュニケーションが可能です。

いわゆる行動力がある人と言い換えることができますが、周りの人が悩んでいたり、助けを求めていたり、不快な思いをしている場合に、素早く対処ができる人はコミュ力が高いといえます。

例えば担当者不在時に発注ミスや商品不良が発生した場合、周囲が躊躇する中、率先してスピーディーに代替処理対応できる人は、発言に説得力があるため周りもその指示に従います。

発言に説得力がある人は、多くの人たちを率いて業務遂行を促す「リーダーシップ」を発揮することが多く、「いざというときのスピーディーな立ち居振る舞い」は様々なシーンで重宝されます。

職場のコミュニケーションスキルを高める3つの方法

相手より先にあいさつ

職場のコミュニケーションスキルが高い人は誰であろうと「相手より先にあいさつする」人です。

なぜなら「あいさつ」こそが会話の主導権を握るために有用な最強の人心掌握術であり、警戒心を解いたり、正確に情報を伝えたりするときに不可欠なコミュニケーションスキルだからです。

例えば相手の意表を突く大きく元気な声で「おはようございます！」や「お疲れ様です！」と挨拶をすると、職場の雰囲気がガラリと良い方向に変わります。

つまりあいさつは、自分の心を開くと同時に相手を認める行為でもあり、相手も好意的に接するようになるため自然に人間関係が良好になります。　

敬語を使い分ける

職場のコミュニケーションスキルが高い人は適切な敬語を使いこなし、TPOに応じて相手の心情に寄り添います。

敬意を表す「敬語」には相手の快感情にダイレクトに響く効果があり、相手の怒り、不安、不快といったネガティブな感情を和らげる効果があるからです。

例えばちょっとしたミスや粗相も、ある程度は許容される状況を作り出すことができますし、こちらの要望や依頼なども通りやすくなります。

つまり上司やお客様、取引先といった目上の人に「こびへつらう」必要はありませんが、上手に　「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」を使いこなすことはスムーズなコミュニケーションを促します。

相手の話を邪魔しない

職場のコミュニケーションスキルを高い人は、話し手の会話をさえぎったり、否定的なことを言ったりしません。

コミュニケーションの真髄は「情報を発信している人が気分よく話してもらうこと」といえるので、「ちょっと違うんじゃないかな…」と思っていても、ひとまず相手の主張を最後までしっかり聴く必要があります。

例えば相手が感情的になって無茶苦茶なことを言っている場合でも、事実と違うことを主張してきたとしても、「いったん受け止めたフリをする」ことが冷静な事実確認を促します。

つまり脇役に徹し聞き手にまわることが、相手の正当性や矛盾点を明確にするため、深刻なクレームや緊迫した議論も円滑に処理することができるといえます。

職場のコミュニケーションスキルをさらに高める3つの方法

余計なことを見ない

状況にもよりますがコミュ力が高い人はその人の一時的に悪いところや、長期的に見てお互いにマイナスな光景は見ても見ていないフリをします。

なぜなら本題以外の情報はできるだけ少ないほうが良いですし、いちいち他人の弱点や欠点を指摘する人は、敵意を持たれてしまうことが多く、周囲との信頼関係を築けないからです。

例えば相手の弱点や都合の悪いところを目撃したとしても、周囲に黙っていることで相手に貸しを作り、自分がピンチに陥ったときに助けてもらいやすい状況をつくります。

つまり他人の欠点やミスなどをわざわざ指摘して敵意を抱かれるよりは、「相手がスムーズに話しやすいように配慮すること」が情報伝達のコツです。

余計なことを言わない

情報伝達のコツは「本当に重要なことを明確にする」意味でも、余計なことを言わないようにする必要があります。

なぜなら情報には真偽やメリットデメリットが必ずあり、双方のメリットを考慮しながら取引や交渉スムーズにすすめるためには黙っていたほうが良いことが多いからです。

もちろん相手に被害が及ぶような重要な情報やお得情報は隠さずに伝えることが大前提ですが、「どちらでもよい情報」や「本質に関係のないデメリット」は言わないほうが得策です。

コミュニケーションはなんでも包み隠さず話すことが必ずしも良いとは限らず、むしろあえて黙っていることが人間関係を良好にするケースが多いのが実情です。

余計なことを聞かない

情報伝達のコツは相手が困るような質問をするべきではありませんし、お互いに気分が悪くなるような情報をわざわざほじくり出さないことです。

もちろん相手が自虐的に自分の不幸話や失敗談を話し始めた場合は別ですが、お互い知られたくないことや弱みなど、情報共有するべきではないこともよくあります。

例えば「プライベートなトラブル」「不平不満による他人の批判」「妬み嫉みによる悪口」などは職場だけでなく日常生活でも普通にコミュニケーションとして活用されます。

しかしすべての情報を真剣に聞く必要はなく、相手や自分自身が不利になってしまう情報はスルースキルであえて受け流すべきです。

まとめ

中間管理職は職場の人間関係を良好にするために「コミュ力」を磨く必要があります。

利害関係が相反する真逆の立場の人たちがもめごとを起こさずに仕事をするためには、コミュ力が高い人が情報伝達を工夫しながら仲介に入らないといけない場合が多いからです。

多種多様な価値観が認められつつある現代の職場では、「偏見」「思い込み」が少なくなったとはいえ、「ボタンの掛け違い」「誤解」「虚偽報告」などの情報伝達トラブルが発生しやいのが実情です。

それゆえ高いコミュ力で職場のわずらわしい人間関係をうまく調整することも中間管理職の役割といえるでしょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

この記事が悩める中間管理職の明るい未来のために、微力でもお役に立つことができれば幸いです。今後ともよろしくお願いいたします。